- Eng. Fabio de Jesus
GERENCIAMENTO DO ESCOPO
Parece básico e de fácil compreensão de todos que a definição dos objetivos de forma clara contribui para que as partes envolvidas possam desempenhar o melhor trabalho, atender aos requisitos e garantir a satisfação das partes interessadas e principalmente do sponsor do projeto.
Seguindo este conceito, vamos neste artigo relembrar os princípios fundamentais para o gerenciamento do escopo de um projeto que podem elevar as chances de sucesso do mesmo, isso mesmo “podem”, segundo o PMBOK Guide, os processos de gerenciamento de projetos apresentados no guia funcionam na maioria dos projetos e são normalmente aceitos, podendo ser aplicados na maior parte dos projetos e na maior parte do tempo. O guia também deixa claro que os processos devem ser aplicados conforme requerido, atingindo as necessidades específicas de cada projeto, que também é definido pelo PMBOK Guide como um empreendimento temporário, de elaboração contínua e de caráter único, esta definição nos leva a compreender a necessidade da adaptação dos processos de acordo com cada projeto, pois, nenhum projeto é igual ao outro.
O PMBOK Guide é publicado pelo PMI (Project Management Institute) que é a principal organização mundial que trata dos assuntos pertinentes ao gerenciamento de projetos, contribuindo para a ciência e para o desenvolvimento de profissionais em todo o mundo.
Com a globalização e as tecnologias emergentes aliadas ao alto número de projetos e a competição acirrada entre as organizações para entregar o melhor projeto, no menor tempo, com a melhor qualidade e o menor custo, o gerenciamento do escopo se torna fundamental para garantir que todo o trabalho (e somente o trabalho necessário) para a conclusão do projeto esteja definido e escrito de forma que as necessidades do projeto sejam atendidas.
De acordo com o PMBOK Guide, os processos de gerenciamento do escopo do projeto são os seguintes:
5.1 Planejar o gerenciamento do escopo
Neste processo será definida a criação do plano de gerenciamento do escopo do projeto que contém as diretrizes para definição, validação e controle do escopo.
5.2 Coletar os requisitos
É o processo de documentar e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas para atender os objetivos do projeto.
5.3 Definir o escopo
Neste processo o escopo do projeto é desenvolvido com uma maior riqueza de detalhes do projeto e do produto.
5.4 Criar EAP
Consiste em dividir as entregas do trabalho e do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.
5.5 Validar escopo
Define os processos de validação e aceitação das entregas concluídas do projeto.
5.6 Controlar o escopo
Neste processo o escopo do projeto e do produto são monitorados e as mudanças na linha de base do escopo são gerenciadas para atualização do plano de gerenciamento.
Os objetivos de uma organização são traduzidos em estratégias e estas estratégias são implementadas pela criação dos projetos, os projetos são uma forma de organizar atividades para atingir as metas do plano estratégico da organização, são atividades que normalmente não fazem parte das rotinas operacionais da empresa.
Portanto, os programas e projetos devem estar alinhados com os objetivos estratégicos da organização.
AS FALHAS EM GERENCIAMENTO DO ESCOPO E EM PROJETOS
De acordo com o que foi mencionado no início do artigo, a falha em definir claramente o que será feito muito provavelmente impactará o custo (e talvez o lucro) do projeto ou até mesmo produzir entregas que não serão aceitas pelo cliente (sponsor).
Um conhecimento das necessidades e expectativas o cliente é necessário para evitar falhas na definição e no gerenciamento do escopo em projetos, de acordo com o Estudo de Benchmarking, dentre os cinco (5) problemas mais frequentes nos projetos 2 deles estão diretamente relacionados ao escopo:
PROBLEMAS MAIS FREQUENTES NOS PROJETOS
Não cumprimento dos prazos estabelecidos. 2.
Mudanças de escopo constantes.
Problemas de comunicação.
Escopo não definido adequadamente.
Riscos não avaliados corretamente.
O Estudo de Benchmarking em gerenciamento de projetos Brasil (PMI-BR 2008), realizado com 373 importantes organizações de diversos portes e setores da economia nacional ajuda a ilustrar a importância do gerenciamento adequado do escopo para elevar as chances de sucesso de um projeto.
Gerenciar o escopo é determinar o que se pretende fazer, apenas isso, a falha no controle e na determinação do que fazer pode gerar o efeito “scope creep” que é a adição de recursos e funcionalidades ao projeto sem o estudo do impacto nos prazos, custos e recursos disponíveis, este efeito causa o aumento nas incertezas e consequentemente nos riscos associados ao projeto.
ESCOPO DO PRODUTO E ESCOPO DO PROJETO
O escopo do produto se refere ao conjunto de características e funções relacionadas ao produto, está intimamente ligado aos requisitos e especificações do cliente.
O escopo do projeto se refere ao trabalho necessário para que o produto, serviço ou resultado em questão seja entregue de acordo com os requisitos do cliente. A figura abaixo ilustra bem uma falha na definição e no gerenciamento do escopo, neste caso houve uma clara diferença no entendimento das necessidades e requisitos do cliente, verificamos também a falha na comunicação que de acordo com o Estudo de Benchmarking é o 3º terceiro maior problema em projetos e que está intimamente ligado ao escopo.
GERENCIAMENTO POR OBJETIVOS
A integração do produto e do projeto, das entregas das diferentes funcionalidades possibilita o gerenciamento por objetivos de um projeto, esta filosofia defende o estabelecimento de metas e objetivos para o gerenciamento eficaz de um projeto, estes objetivos devem ser claros, uma forma prática para esta definição é a utilização de objetivos SMART.
A figura abaixo ilustra os tipos de objetivos básicos em gerenciamento de projetos, também conhecidos como a tripla restrição de um projeto.
OBJETIVOS (RESTRIÇÕES) TÍPICOS DE UM PROJETO
Para verificar se os objetivos realmente foram atingidos é necessário definir as entregas do projeto relacionadas ao escopo, uma entrega é um resultado, produto ou serviço exclusivo produzido para encerrar um processo, uma fase ou um projeto. A entrega deve ser tangível e mensurável.
As entregas são definidas no início do projeto ou fase e aceitas no final do projeto ou da fase, os critérios deverão ser definidos antecipadamente.
Estas entregas são determinadas pela expectativa ou desejo das partes interessadas no projeto, é função do gerente do projeto e à sua equipe envolver os interessados no processo de gerenciamento do escopo, em todas as fases, criando um sentimento de responsabilidade comum a todos os envolvidos no projeto.
GRUPOS DE PROCESSO
Os grupos de processos de gerenciamento de projetos são:
Grupo de processos de iniciação;
Grupo de processos de planejamento;
Grupo de processos de execução;
Grupo de processos de monitoramento e controle
Grupo de processos de encerramento.
Os grupos de processos não acontecem separadamente e são contínuos, acontecem diversas vezes dentro do projeto em um processo iterativo. (os grupos serão explorados profundamente em um novo artigo).
PROCESSOS ESPECÍFICOS DO GERENCIAMENTO DO ESCOPO
Gerenciar o escopo requer o desenvolvimento de cinco processos:
Coletar requisitos;
Definir escopo;
Criar a estrutura analítica do projeto;
Verificar o escopo;
Controlar o escopo.
O desenvolvimento destes processos envolve decidir entre objetivos e alternativas que competem entre si para atender ou exceder as necessidades e expectativas das partes interessadas. (os processos serão explorados profundamente em um novo artigo).
PLANO DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO DO PROJETO
O plano de gerenciamento de escopo deve conter diretrizes e determinações de como o escopo do projeto será documentado, verificado, gerenciado e controlado, este plano contém as regras para construção e manutenção da linha de base do escopo, esta linha de base deverá ser refinada durante a progressão do projeto e complementada pela elaboração da declaração do escopo do projeto, EAP (estrutura analítica do projeto e dicionário da EAP).
O nível de detalhamento do plano de gerenciamento de escopo deve corresponder ao porte do projeto e suas demandas, de modo que os benefícios deste plano não superem os seus custos.
De forma geral, o plano de gerenciamento do escopo inclui uma avaliação do escopo do projeto e determina, através de documentos, como o escopo do projeto será gerenciado e como as mudanças serão tratadas e integradas ao projeto.
Cumprir o plano de gerenciamento do escopo é fundamental e contribui para o sucesso do plano de gerenciamento do projeto, quando o escopo é alterado e são realizadas entregas além das especificadas pelo patrocinador esta expressão é conhecida como “goldplating”, que se refere a fornecer um resultado, produto ou serviço com funções acima das solicitadas, sem a certeza de que este “plus” será aceito pelo patrocinador do projeto, uma vez que, está sendo entregue algo diferente do combinado, o gerenciamento do escopo nos orienta a reunir esforços e recursos para executar o combinado e apenas o combinado e nada mais.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Um escopo bem definido e controlado é fundamental para elevar as chances de sucesso do projeto, ao dissertar sobre o assunto podemos nos convencer da necessidade da utilização das boas práticas em gerenciamento de projetos para o dia-a-dia de nossos trabalhos, desta forma em um mercado globalizado e veloz em termos de informação e tecnologia de inovação, gerenciar o escopo e as demais áreas do conhecimento se torna fundamental para vencer neste mercado cada vez mais disputado.
